Company Brain: l’intelligenza artificiale che conosce la tua azienda

Prendi uno di quegli assistenti basati sull’intelligenza artificiale che trovi online e chiedigli quanto costa il tuo prodotto più venduto. Ti risponde lo stesso: con sicurezza, con delle belle frasi, e con un prezzo che non ha niente a che vedere con il tuo listino.

Non è che sia stupido. È che della tua azienda non sa niente. La Company Brain nasce da lì, e in questa pagina la spiego per esteso, perché sulla pagina delle automazioni AI ne trovi il riassunto, e un riassunto non basta a farla capire.

Il problema non è l’intelligenza, è che non ti conosce

Tutto quello che rende la tua azienda diversa dalle altre è scritto da qualche parte. I prezzi stanno nel listino. Le regole vere stanno nei preventivi che hai fatto in questi anni: a quel cliente lì il prezzo si fa così, quella lavorazione la fai solo sopra una certa quantità, da quel fornitore i tempi si allungano sempre e quindi sui suoi materiali metti qualche giorno in più.

Le eccezioni stanno nelle mail. Le decisioni stanno nei documenti. Il modo in cui lavorate sta nel modo in cui avete lavorato finora.

Uno strumento generico tutta questa roba non ce l’ha, e quindi risponde da estraneo: giusto in generale, sbagliato su di te. Il guaio è che l’errore non si vede a occhio, perché è scritto benissimo.

Cos’è la Company Brain

La chiamo così perché è la cosa più vicina a un cervello aziendale: dentro ci finiscono i tuoi file, e da lì gli assistenti prendono quello che sanno. I documenti, i listini, i preventivi, le mail che contano, le decisioni che avete preso e il perché le avete prese.

Non è una cartella condivisa. Quella ce l’avete già, ed è proprio per questo che la distinzione va fatta subito: se il problema si risolvesse mettendo i file tutti nello stesso posto, sarebbe risolto da anni.

Il valore non sta nei file, sta nei nessi

Un archivio ordinato ce l’hanno tutti. Cartelle per cliente, cartelle per anno, i preventivi da una parte e le fatture dall’altra. Chi più preciso, chi meno, ma la sostanza è quella, e non è mai stata quella a fare la differenza.

La differenza la fa il fatto che il sistema sappia che quel preventivo è di quel cliente lì. Che quella fattura viene da quel preventivo. Che quella mail parla del listino che avete cambiato l’anno scorso, e che quindi il prezzo scritto nel preventivo di prima è vecchio.

Sono i collegamenti, ed è la cosa che nessuna cartella contiene. Nel tuo archivio i file stanno uno di fianco all’altro come scatole su uno scaffale: dentro le scatole c’è tutto, ma da nessuna parte sta scritto che quella scatola lì ha a che fare con quell’altra.

Chi in azienda c’è da anni quei collegamenti li ha in testa. Gli nomini un lavoro e parte da solo: quello è il cliente che paga sempre in ritardo, è il lavoro dove avete rifatto il preventivo perché avevano raddoppiato l’ordine, e le carte che hanno in mano sono quelle vecchie. Non ha aperto nessun cassetto. Si è ricordato come stanno insieme le cose.

La Company Brain è il posto dove quei collegamenti stanno scritti. Prende i file che hai già sul computer, li legge e capisce da sola come stanno insieme: chi c’entra con chi, cosa viene da cosa, cosa ha sostituito cosa.

Ed è tutto lì il salto. Senza i collegamenti hai un motore di ricerca sui tuoi documenti: chiedi una cosa e ti trova i file in cui quella parola compare, poi te li leggi tu. Con i collegamenti hai qualcuno che risponde alla domanda, perché per rispondere ha messo insieme tre documenti diversi che nessuno gli aveva detto di guardare insieme. È il momento in cui l’intelligenza artificiale smette di parlarti da estranea.

Un assistente per ogni scrivania

Da qui viene la parte a cui tengo di più. Ogni computer dell’azienda può avere il suo assistente, specializzato in quello che si fa su quella scrivania: chi tiene il magazzino ha il suo, chi prepara i preventivi ne ha un altro, chi risponde ai clienti un altro ancora.

Presi da soli sarebbero tre strumenti separati, ognuno chiuso nel suo pezzo. È il cervello in mezzo a cambiarli, perché li fa parlare tra loro: chi segue il magazzino sa cosa ha venduto chi segue le vendite, chi risponde ai clienti sa cosa ha scritto l’ufficio ieri. Smettono di essere strumenti separati e diventano una squadra.

Non serve a mandare via nessuno

Su questo voglio essere chiaro, perché è la prima cosa che pensa chiunque legga “un cervello che sa tutto dell’azienda” e subito dopo “un assistente su ogni computer”.

Non serve a mandare via nessuno. Serve a togliere dalle mani delle persone le ore meccaniche, quelle in cui non serve testa: copiare dati da una mail a un foglio, riscrivere per l’ennesima volta lo stesso preventivo cambiando tre numeri, andare a cercare dov’è finito quel documento. Quelle ore lì non le rimpiange nessuno, e chi le fa meno di tutti.

E a decidere resta la persona. Il sistema prepara, la persona guarda e manda. Un preventivo non parte da solo, una risposta a un cliente non esce da sola, un ordine non si conferma da solo. Non è una precauzione da mettere per iscritto e poi dimenticare: è esattamente così che vanno costruite queste cose, perché l’intelligenza artificiale ogni tanto sbaglia, e va messa dove c’è qualcuno che se ne accorge prima che l’errore esca dalla porta.

I file restano tuoi

È la domanda che arriva sempre, e arriva giusta: dove vanno a finire i miei documenti.

Stanno in un archivio dedicato alla tua azienda, non in uno condiviso con altri clienti. E cosa ci entra lo decidi tu: si parte da quello che serve, non da tutto insieme. Se ci sono cose che in quel cervello non vuoi, non ci entrano, e il sistema lavora lo stesso su quello che c’è.

Da dove si comincia

Non svuotando il computer dentro il cervello il primo giorno. Da una zona sola.

Di solito la zona giusta è quella dove le domande si ripetono. I prezzi, per esempio: ci metti dentro i listini, i preventivi degli ultimi anni e le regole che avete sui prezzi, e da lì un assistente sa rispondere a “quanto viene” senza inventarsi niente. Oppure i prodotti, se ne hai tanti e ognuno ha la sua scheda tecnica. Oppure i cantieri, se è quello il tuo mestiere.

Poi si allarga: si aggiunge una zona, si guarda se regge, si va avanti. È lo stesso metodo che uso per le automazioni, un pezzo alla volta, e l’ho raccontato per esteso quando ho spiegato quali processi conviene automatizzare per primi.

C’è anche il caso in cui la risposta è un’altra, e te lo dico prima io. Se il problema non è che l’intelligenza artificiale non ti conosce, ma che i dati della tua azienda stanno sparsi tra fogli di calcolo, quaderni e teste diverse, allora il pezzo da fare prima è mettere ordine, e quello è un gestionale su misura. Un cervello costruito sopra un archivio che ancora non esiste non ha niente da collegare.

Quello che non ti posso ancora mostrare

Su questo sito quasi tutto quello che faccio lo puoi guardare: i siti sono online, i lavori stanno nel portfolio. Qui no, e preferisco dirtelo io prima che me lo chieda tu.

Una Company Brain consegnata a un cliente non te la posso ancora mostrare. Quella che gira davvero, per adesso, è la mia: è il modo in cui tengo insieme il lavoro della mia azienda. È anche il motivo per cui ne parlo così, perché è una cosa che uso tutti i giorni e non una che ho letto da qualche parte.

Se vuoi capire se ha senso per te

Non serve che tu abbia i file in ordine, e non serve che tu sappia da quale zona partire: quasi nessuno lo sa, e spesso la zona giusta è quella a cui non avevi pensato.

Raccontami com’è fatta la tua azienda e dove stanno le informazioni: nei documenti, nelle mail, nei fogli di calcolo, o soprattutto nella testa di due o tre persone. Ti dico se un cervello aziendale ha senso nel tuo caso e da dove partirei.

E se la risposta è che non ha senso, te la do lo stesso: mi costa molto meno di un lavoro che poi non usi.